Règlement intérieur de l’association COMITES DE QUARTIERS

Article 1 – Objectifs de l’association

L’association a pour but de :
- Aider/permettre les/aux personnes à/de se faire entendre des élus et des services municipaux de Saint Arnoult.
- Recueillir, enregistrer, centraliser et suivre les demandes des arnolphiens à destination des élus et services municipaux.
- Aider les personnes à formuler et rédiger par écris leurs demandes, les orienter vers les élus et/ou services concernés de la mairie de Saint Arnoult.
- Soutenir les personnes dans leur démarches et demandes.
- Mettre en relation les personnes ayant les mêmes demandes pour des actions groupées.
- Aider les demandeurs à mobiliser si besoin.
- Aider les demandeurs à saisir les médias et à communiquer si besoin.
- Aider les demandeurs à saisir une juridiction adaptée si besoin.
- Mettre à disposition du public les demandes des citoyens et réponses/actions données/prises par les élus et services municipaux.

Article 2 – Financement et indépendance de l’association

La cotisation des adhérents est l’unique moyen de financement de l’association.
L’association n’effectue aucune demande de subvention et refuse toute subvention de mairie, groupement politique, syndical, religieux ou d’aucun type de structure similaire.

L’association est ainsi indépendante financièrement. Elle ne se veut dépendante que de l’expression libre et citoyenne.

Article 3 – Adhésion et agrément des nouveaux membres.

Peuvent adhérer, des personnes physiques et des personnes morales.

Pour pouvoir devenir membre de l’association, il faut avoir :
- pour les personnes physiques une résidence principale ou secondaire,
- pour une personne morale son siège social ou équivalent,
sur le territoire de Saint Arnoult en Yvelines.

Chaque personne physique ou personne morale satisfaisant à ce critère pourra devenir adhérente à l’association, sous réserve que son statut soit en accord avec le présent règlement.
Cette adhésion à l’association sera effective par simple demande auprès du conseil d’administration via son siège social ou par le site internet après paiement de la cotisation et l'acceptation du présent règlement intérieur.

Les personnes désirant adhérer doivent fournir à l’association avant de pouvoir publier sur le site :
- pour les personnes physiques : prénom, nom, adresse, numéro(s) de téléphone de préférence fixe, adresse mail. Ceci a pour but d’éviter toute intrusion dans les discussions du site de personnes mal intentionnées qui interviendraient de façon anonyme ou sous une fausse identité. Toute personne pourra intervenir sur le site à l’aide de son nom propre ou en signant ses interventions par utilisation d’un pseudonyme, leur identité n’étant dans ce dernier cas connue que des administrateurs du site internet de l’association COMITES DE QUARTIERS.
- pour les personnes morales : nom de l’association, adresse du siège social, prénom, nom, adresse, numéro(s) de téléphone, adresse mail d’un correspondant désigné par l’association demandeuse comme contact pour l’association COMITES DE QUARTIERS.

Ne peuvent devenir adhérents :
- les groupements ou personnes morales à caractère religieux/politique/syndical.
- les groupements ou personnes morales participant/ ayant participé ou soutenant/ayant soutenu un candidat ou une liste à une élection quelle qu’elle soit.
- Les personnes déclarées sur une liste candidate ou inscrites dans un comité ou association de soutien à un candidat, ceci durant les périodes de campagne électorale. Un adhérent qui en cours d’année se trouve dans de cas ne devra (engagement moral) intervenir sur le site durant la dite période qu’en déclinant son identité et appartenance à la liste ou groupe de soutien.

Cas particulier des élus :
Les personnes sous mandat électif ne pourront adhérer à l’association pour cause de conflit d’intérêt potentiel. Elles bénéficient bien entendu d’un droit de réponse sur le site mais ne peuvent lancer un sujet sur le site. Ce droit de réponse s’exercera uniquement sous forme de courriers ou mails adressé aux citoyens ou à l’association, sur lesquels le ou les élus signeront nominativement avec mention de leur mandat en cours, ceci pour une parfaite information et compréhension des citoyens.

Tout citoyen en adhérant à l’association s’engage moralement à ne pas utiliser l’association COMITES DE QUARTIERS à des fins de bénéfice personnel autre que ses demandes peuvent lui en apporter (notoriété, création de réseau de connaissance à but commercial, électif…).

Le nom des adhérents n’est communiqué à aucune autre structure ou interlocuteur que les administrateurs du site internet sans l’acceptation du/des adhérent(s), pas plus d’un point de vue collectif que personnel.

Article 4 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre

1. La demande de démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée ou mail si suivi d’un accusé de réception du destinataire. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
2. L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration, pour toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé(e) se voit notifier par écrit la possibilité de l’exclusion et la raison. Il doit en retour communiquer à l’association ses disponibilités dans un délai maximum d’un mois additionné le cas échéant du nombre de jour d’absence de son domicile durant cette période, dans le but de déterminer une date pour rencontrer des membres du conseil d’administration pour une explication. L’adhérent peut se faire assister d’une autre personne de son choix.
Après rencontre et discussion entre l’intéressé et des membres du conseil d’administration, la décision d’exclusion/non exclusion est votée par le conseil d’administration statuant à la majorité des deux tiers des membres présents dans un délai maximum de 7 jours après la rencontre avec l’intéressé(e). La décision est communiquée à l’intéressé(e) par courrier ou mail dans les 14 jours suivants cette rencontre.
3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 5 – Assemblées générales et extraordinaires – Modalités applicables aux votes

Les assemblées générales ordinaires et extraordinaires peuvent se tenir quelque soit le nombre d’adhérents présents. La date et l’ordre du jour sont communiquées aux adhérents au moins 15 jours avant leur tenue.
1. Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée. Aucun vote n’est effectué à bulletin secret.
2. Votes par procuration
Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire. Ce dernier doit être membre de l’association et ne peut disposer de plus de 2 procurations (soit 3 voix au total).

Article 6 – Indemnités de remboursement.

Tout adhérent peut prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications.
Préalablement à un engagement de frais, l’adhérent doit adresser une demande par courrier ou mail au siège de l’association. Le conseil d’administration statut sur la demande et prend décision. La décision est communiquée par écrit à l’adhérent. L’engagement de frais ne doit être fait qu’après réception de la décision écrite du conseil d’administration par l’intermédiaire de l’un de ses membres. Dans le cas contraire, le conseil d’administration pourra ne pas donner un avis positif à la demande remboursement de frais.

Article 7 – Commission de travail.

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration sur demande d’un ou plusieurs adhérents.
Une commission de travail sera mis en place si :
- La thématique proposée est validé par les 2/3 au moins du conseil d’administration.
- Au moins 2 membres de l’association participent à la commission.
Un responsable de la commission est désigné par les membres de la commission, son nom est communiqué au conseil d’administration. Le responsable de commission doit informer au fil de l’eau le conseil d’administration de l’avancé du travail de la commission. La commission est dissoute lorsque son objectif est atteint ou qu’elle ne comporte plus qu’un seul membre. Un rapport écrit est dans tous les cas communiqué au conseil d’administration à la dissolution de la commission de travail et archivé par le conseil.
Des ou les recherches/conclusions de la commission ne pourront être mis à disposition du public que si plus des 2/3 des membres du conseil + membres de la commission y sont favorables. Seuls les éléments objectifs/quantifiables/vérifiables pourront être communiqués au public, toute interprétation subjective étant exclue afin de laisser à chaque lecteur la possibilité de tirer ses propres conclusions. Les sources à l’origine des informations recueillies devront être citées dans la publication sur le site, excepté les noms des personnes qui seront, sauf avis contraire de ses personnes, gardées confidentiels par les membres de l’association les connaissant.

Article 8 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil d’administration à la majorité des deux tiers des votants.

Article 9 – Fonctionnement

- Responsabilité de l’association

L’association par l’intermédiaire de son conseil d’administration se réserve le droit de refuser de publier sur son site toute demande que le conseil d’administration estimera comme raciste, discriminatoire (homophobe, sexiste…), mensongère, grossier, injurieux, calomnieuse, uniquement subjecti ou contraire à ses objectifs.

Le paragraphe précédent mis en œuvre, les auteurs (dénommés ci-après « demandeurs ») à l’origine des courriers, mails, compte rendus de conversations sont seuls responsables de leur contenu. Ils seront seuls à répondre à une éventuelle demande d’explication ou poursuite judiciaire de la part des personnes à leur origine.
Le demandeur seul pourra être tenu responsable du contenu et des conséquences de la mise en ligne des documents fournis à l’association par les demandeurs, de l’interprétation que les lecteurs pourront en faire.

Le demandeur, devenant adhérent en acceptant le présent règlement, reconnait qu’il est seul responsable du contenu des documents dont il est l’auteur, s’engage en conséquence à ne jamais impliquer la responsabilité de l’association dans le cas où il ferait l’objet de poursuites.

L’association pourra cependant recevoir les commentaires de chacun, y compris des citoyens non adhérents, souhaitant le retrait du site de certaines publications. A la vue des arguments de souhait de retrait, le conseil d’administration de l’association décidera du retrait ou non de la publication concernée.

- Engagements du demandeur et mise en ligne des éléments liés à la demande

Le demandeur s’engage en adhérent à l’association à communiquer au cours du temps à l’association, tous les courriers ou mails envoyés par lui-même ou reçus, toutes informations verbales en relation avec sa demande jusqu’à l’aboutissement ou l’arrêt de celle-ci.

Le demandeur accepte en adhérent à l’association, et avec son accord préalable :
- que les courriers ou mails mentionnés au précédent paragraphe soient mis en ligne sur le site de l’association, en version originale, partiellement ou totalement anonymés. L’association souhaite que tous les courriers ou mails soient mis en ligne sur le site internet de l’association pour que l’information au public soit la plus objective et complète possible.
- que les éléments objectifs et/ou quantifiables et/ou vérifiables avancés lors de conversations soient également mis en ligne sur le site de l’association.
- que les interprétations ou avis subjectifs qu’il pourrait faire des courriers/mails reçus ou conversations auxquelles il a participé ou dont on lui a rapporté le contenu ne seront pas mis en ligne sur le site de l’association sauf souhait explicite du demandeur et dans le cas où les critères de publication avancés à l’article 8 premier point soient vérifiés.

- Aide de l’association au demandeur

. A la rédaction d’une demande initiale

Les membres de l’association peuvent aider les demandeurs à formaliser et rédiger leur demande sur simple sollicitation adressée à l’association par courrier au 36 rue Basse ou sur le site.
L’association contactera le demandeur par l’intermédiaire de l’un de ses membres ou d’un citoyen volontaire, pour discuter avec lui de sa demande.

L’aide à la rédaction par les membres de l’association se borne à aider le demandeur à formaliser la demande et l’adresser en meilleure forme, fond et délai au meilleur(s) destinataire(s) possible(s). L’association n’intervient que dans la forme de la demande, pas sur le fond, ne juge pas de la validité, de l’intérêt ou du bien-fondé supposé de celle-ci.

. A l’aboutissement d’une demande en cours

Un citoyen ayant une démarche en cours auprès de la mairie ou de ses services mais n’aboutissant pas ou n’ayant pas abouti de façon qu’il estime satisfaisante, peut saisir l’association pour l’aider à la faire aboutir de façon satisfaisante.
L’association pourra lui apporter conseil dans la rédaction de courriers, par la mise en contact avec des citoyens étant ou ayant été confrontés à des situations similaires (voir paragraphe suivant), en l’orientant vers les institutions ou médias adaptés.

. A mettre en relation les personnes ayant les mêmes demandes

Dans le cas ou plusieurs personnes formulent à la même période ou non des demandes similaires, l’association propose aux personnes concernées d’échanger leurs coordonnées afin de partager leurs expériences, conseils… avec l’opportunité de se grouper pour une action commune. La communication de coordonnées d’un adhérent ne sera faite qu’après avoir obtenu son autorisation pour le faire.

. A la saisie de média(s) et à la communication : la médiatisation est souvent un acte important pour faire avancer un dossier !
Le conseil d’administration pourra communiquer au demandeur les coordonnées de médias pour demande de diffusion d’information.

. A déterminer le(s) destinataire(s) le(s) plus approprié pour répondre à la demande.

. A conseiller le demandeur dans le cas où celui-ci voudrait saisir une juridiction. L’association ne se substitue cependant aucunement à une aide juridictionnelle.

- la demande

La demande doit être formulée sous forme écrite : courrier ou mail. Elle doit être de la compétence de son destinataire (Maire, adjoint, conseiller, service municipal…).

Elle peut être :
- Adressée en premier lieu à son destinataire (Maire, adjoint, conseiller, service municipal…) puis communiquée à l’association qui ne la prendra en compte qu’après vérification de sa cohérence avec les critères de publication sur le site (article 8 du présent règlement, premier point)
- Adressée en premier lieu, donc avant envoi à son destinataire Maire, adjoint, conseiller, service municipal…), à l’association qui donnera son avis et ses conseils au demandeur.

Une demande reposant uniquement sur un avis subjectif du demandeur pourra ne pas être pris en compte. L’association aidera le demandeur à formuler si possible la demande en termes adaptés.

La demande adressée au destinataire de la demande (maire, adjoint, service municipal…) doit obligatoirement comporter :
- le nom et/ou titre/fonction du destinataire
- la date de la demande
- les noms, prénom, adresse complète du demandeur
La demande doit:
- comporter un objectif
- être concrète
- être explicite, compréhensible par son destinataire
- être fondée de préférence sur les éléments objectifs, quantifiables et vérifiables
- si possible être appuyée par des photos, témoignages, articles de presse…

Aucune demande anonyme ne sera prise en compte ni même étudiée.

- Envoi de la demande à son destinataire (Maire, adjoint, conseiller, service municipal…).

L’envoi de la demande à son destinataire est sous l’unique responsabilité et aux frais du demandeur. Il est préférable que la demande soit envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception ou qu’elle soit déposée en mairie au service courrier (gratuit), en deux exemplaires avec un exemplaire laissé à la mairie et un deuxième repris par le demandeur après apposition par le service courrier d’un tampon comportant la date de dépôt en mairie (équivalent d’un accusé de réception).
L’association « aide » mais « ne fait pas à la place de ».

Le demandeur s’engage à communiquer à l’association une copie de tous les courriers ou mails en rapport avec la demande.

- Mise en ligne sur le site internet

Aucune demande anonyme ne sera mise en ligne sur le site de l’association.

Les coordonnées des demandeurs seront : aucunement, partiellement ou totalement rendues publiques suivant le choix du demandeur. Tous les courriers ou documents publiés sur le site seront laissés à disposition du public en respectant ces mêmes choix. Les coordonnées des demandeurs seront dans les deux derniers cas uniquement connues des administrateurs du site.

L’association enregistre les courriers, mails et autres supports communiqués par ses adhérents et les met en ligne sur son site.
Dans le cas d’une information recueillie verbalement, le demandeur peut rédiger un compte rendu de l’échange verbal pour que l’association le mette en ligne, le demandeur étant seul et unique responsable du contenu (caractéristiques de la demande conformes à l’article 8 du présent règlement, premier point, vérifiées). Le compte rendu ne doit de préférence pas reposer sur une interprétation subjective mais sur des données concrètes et/ou quantifiables et/ou vérifiables. Le demandeur reste seul responsable de ses éventuelles interprétations.

- Accès au site de l’association et publication

Tout citoyen dispose d’un accès libre et gratuit en lecture au site de l’association.

Pour publier un nouveau sujet sur le site, un citoyen doit devenir adhérent à l’association en acquittant une cotisation annuelle de 5 (cinq) euros comprenant l’aide et les conseils que pourront lui donner l’association et ses sympathisants durant cette période.

Pour publier une réaction à un sujet présent sur le site de l’association, un citoyen doit devenir adhérent de l’association en acquittant une cotisation annuelle de 1 (un) euro. Il pourra publier ses réactions aux sujets présents sur le site pour une durée d’un an. Il devra s’acquitter d’une cotisation supplémentaire de 4 euros pour publier un nouveau sujet sur le site.
Comme précédemment mentionné en article 3 : l’adhésion en ces conditions a pour but d’éviter toute intrusion dans les discussions du site de personnes mal intentionnées qui interviendraient de façon anonyme ou sous une fausse identité. Toute personne pourra intervenir sur le site à l’aide de son nom propre ou en signant ses interventions par utilisation d’un pseudonyme, leur identité n’étant dans ce dernier cas ne sera connue que des administrateurs du site internet de l’association COMITES DE QUARTIERS.

Tout citoyen en adhérant à l’association accepte les termes du présent règlement intérieur.

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